自分らしく働く
2018.07.06

英語のビジネスメールをスマートに送るルールと避けるべき表現

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BY poohish

英語のビジネスメールには日本語メールと同じように「型」があります。件名/宛名/書き出し/本文/結び/署名などの書き方のルールを学べば、英語が苦手なあなたでもスマートなビジネスメールを送れるようになるはず。この記事で紹介する役立つ例文や避けるべき表現を参考に自分の仕事に生かしてみてください。

英語のビジネスメールを書くための6つのポイント

英語のビジネスメールを分解すると件名/宛名/書き出し/本文(用件)/結び/署名の要素に分かれます。それぞれの要素で気をつけるべき点を解説していきます。

ポイント1:件名

ビジネスメールで件名を書くときには、そのメールが何についてのメールなのかを、簡潔かつ明確にする必要があります。件名を見たときに、そのメールの重要度を判断できるかどうかがポイント。多くの人が、すぐに処理をするべきメールかどうかを、件名で判断するからです。

About the Conference on Monday
(月曜日の会議について)

Confirmation of Your Booking
(あなたの予約についての確認)

Greetings from ABC Company
(ABC社からの挨拶)

「〜について」という意味では、“About〜”という表現を使いましょう。確認なら“Confirmation 〜”、挨拶やお礼をするなら“Greetings 〜”という表現を使います。定型文として覚えておきましょう。

The Timetable for the Event
(イベントのタイムテーブル)

“The Time Table for the Event”のように、添付ファイルの内容で件名をつけるのもありです。

News: Our New Products Launch is Coming soon
(速報:新商品が近日中に発売されます)

新情報を届けたいときは“News: 〜”という表現を使いましょう。この場合の件名の作りかたは、ウェブニュースのヘッドラインを意識してみてください。

件名では丁寧な英語を使う必要はありません。とにかく簡潔にわかりやすい表現を心がけましょう。

ポイント2:宛名

次は宛名です。宛名はとてもシンプルなので覚えやすいでしょう。ポイントは、メールを書いている相手のことをすでに知っているかどうかです。

まずは問い合わせをしたいときなど、誰が担当かわからない場合の宛名の書き方をご紹介します。

・To whom it may concern,(ご担当者様)

・Dear sir or madam,(ご担当者様)

・Dear customer,(お客様各位)

・Dear customer support,(カスタマーサポート御中)

これらがよく見られる宛名の書き方です。

相手の名前が分かっている場合は、“Dear Mr. Tanaka,” のように担当者の名前を書きましょう。

ポイント3:書き出し

英語のビジネスメールでは、書き出しも簡潔に必要なことだけで済ませます。日本語のビジネスメールでは、「いつもお世話になっております」という挨拶から入りますが、英語ではそういった挨拶はありません。

また、相手とすでに知った仲なら用件から書き始めることがほとんどなので、この書き出し例は初めてのメールかあまり面識のない相手とのメールだと考えてください。

挨拶・自己紹介

・My name is Hanako Tanaka and I work for ABC company.
(ABC社で働いている田中花子です。)

・This is Hanako Tanaka from ABC company.
(ABC社の田中花子です。)

・My name is Hanako Tanaka. We met each other in the international conference last Friday.
(先週の金曜日の国際会議でお会いした田中花子です。)

お礼

・Thank you very much for your reply.
(ご返信ありがとうございました。)

・Thank you very much for visiting us last week.
(先週はいらしていただいてありがとうございました。)

・We appreciate your continued help.
(いつも助けていただいて感謝しています。)

ポイント4:本文(用件)&本文の結び

本文(用件)はビジネスメールにおいて一番重要な部分です。相手によっては挨拶を書かずにここから書き始めることもあります。長々と用件を書かずに、簡潔に必要なことだけを書きましょう。

本文書き出し例

・I am writing to let you know that we have received your order.
(あなたの注文をお受けしたことをお知らせするためにメールをしています。)

・This is a confirmation for your booking. Please see your booking details below.
(あなたの予約の確認メールです。以下ご予約の詳細をご覧ください。)

・Thank you for your inquiry. We have received it.
(お問い合わせありがとうございました。確かに受け取りました。)

・I would like to ask you if we could postpone our meeting to next Monday.
(私たちのミーティングを来週月曜に延期できないかどうかお尋ねしたいのですが。)

本文の結び

・I look forward to hearing from you.
(お返事をお待ちしております。)

・We will get back to you as soon as possible.
(できる限り早めにご回答させていただきます。)

・Thank you very much.
(ありがとうございます。)

本文の結びにはシンプルにお礼を添えるだけでも問題ありません。より丁寧なメールにしたければ“I look forward to hearing from you.”や“We will get back to you soon.”などの表現を使いましょう。

ポイント5:結び

最後はメール全体の結びです。メールの宛名によって、書くべき結びの表現が異なるので注意しましょう。

また、メールの相手がビジネス関係であっても、それなりに知っている間柄なら、少しだけくだけた表現を使うことをおすすめします。

宛名を「ご担当者様」など不特定の人物にした場合

・Yours faithfully,
・Faithfully yours,

宛名に個人名を入れた場合

・Yours sincerely,
・Sincerely yours,

相手とある程度面識や付き合いがある場合

Best regards,
Regards,
Best wishes,

この結びの言葉を書いた次の行に、自分の名前をフルネームで入れましょう。

ポイント6:署名の書き方

日本語でもビジネスメールの最後に署名が入っているように、英語でも署名を書きます。所属している会社で、署名のフォーマットが決まっている事が多いと思います。そのときはフォーマットに合わせて自分の署名を作りましょう。同じ会社で署名の体裁が異なるのは、おすすめしません。

シンプルな署名の書き方を紹介しておきます。

******************************
Hanako TANAKA(Ms.)
International Sales Department,
ABC Company
1234 earth street, San Francisco, 0000 USA
Tel: +81-000-0000
Email: hanako.tanaka@abc.com
Website: http://abccompany.com
******************************

名前・部署名・会社名・住所・電話番号・メールアドレスは署名に必須の情報です。

シチュエーション別! 役立つ例文集

英語のビジネスメールに使える例文をシチュエーション別に紹介していきます。

いいニュースを伝えるときの表現

・We are happy to inform you that〜

・We are pleased to inform you that〜

どちらも、「〜についてお知らせできることを嬉しく思います」という意味の文章です。“that”のあとに、お知らせする内容を入れます。

悪いニュースを伝えるときの表現

・We are sorry to inform you that〜

・We regret to inform you that〜

どちらも「残念なお知らせですが〜」という意味です。良いニュースを伝えるときと同様に“that”のあとにお知らせの内容を入れます。

添付ファイルを受け取ったが開けないときの表現

・Thank you very much for sending me the file. However, the file cannot be opened. Could you please resend it in another format if possible?
(ファイルをお送りいただきありがとうございます。しかしながら、そのファイルが開けませんでした。他の形式でお送りいただくことは可能でしょうか?)

・I am afraid we could not open the attachment file. I would appreciate it if you could resend it in Excel.
(残念ながら、添付ファイルを開けませんでした。Excelでもう一度送っていただけるとありがたいのですが。)

添付ファイルが開けない場合は、相手にもう一度他の形式で送ってもらうようにお願いしなければなりません。相手の手を煩わせることになるので、極力丁寧な英語表現を使いましょう。

添付ファイルを送るときの表現

・Please see the attached file.
(添付ファイルをご覧ください。)

・I have attached a file for your further information.
(詳細情報をお知らせするためにファイルを添付しております。)

上の例文は添付ファイルを送るときの定型文です。“for〜”という表現を使えば、ファイルの説明を付け加えることができます。

緊急のお願いをするときの表現

相手が同僚や部下など自分と同等か部下の場合

・This is an urgent request. Could you please handle this as soon as possible?
(これは緊急のお願いです。できるだけ早く片付けてもらえますか?)

相手が上司など自分より上の立場の場合

・This is very time-sensitive. Could you possibly make this your top priority?
(とても緊急の件です。最優先で取り掛かっていただけないでしょうか。)

緊急のお願いは、頼みづらいところですよね。自分より立場が上の人には特に丁寧な英語を使ってお願いをしましょう。

返事を催促するときの表現

・This is to remind you that we have not received your reply regarding to the email below.
(下記メールについて、ご返信をいただいていないことをご連絡します。)

・I would be grateful if you could reply to our email sent last week.
(先週お送りしたメールにご返信いただけると幸いです。)

メールの催促もしづらいものですが、丁寧な言い回しを使えば相手を不快にさせることはありません。

仕事の依頼をするときの表現

・It would be appreciated if you could〜
(〜をしていただけたら、幸いです。)

・I wonder if you could〜
(〜していただけないか考えております。)

・Could you possibly〜?
(〜をしていただけないでしょうか?)

どの言い回しも、仕事上で何かを依頼するときによく使う表現です。「〜」のところに、依頼したい内容を入れます。

アポイントメントを取るときの表現

・I would like to have a meeting with you. Could you inform me when is the convenient time for you?
(お話をしたいと思いますが、ご都合がつくお時間を教えていただけますか?)

・If possible, I would like an appointment with you on July 5th.
(もし可能なら、7月5日にアポイントメントをとりたいのですが。)

アポイントを取るときには、相手の都合をきくか、アポイントメントを取りたい日をお知らせする表現を使いましょう。

ビジネスメールで使うべきではない英語表現

最後に英語のビジネスメールで使うべきでない表現を紹介します。ビジネスメールは簡潔に、丁寧に、分かりやすく書かくべきです。

スラングは相手に対して失礼な印象を与えてしまうことが多いです。また、自分の信用を貶めることにもつながります。ビジネスメールでは絶対に使わないように気をつけましょう。

ビジネスメールで使うべきでない表現を紹介します。

短縮形やスラング

・ASAP(As soon as possible)

“as soon as posible”を“ASAP”と略した表現がよく使われています。しかし、社外のビジネスパートナーへのメールでは避けたほうがいいでしょう。

他にも数多くのスラングがありますが、よほど関係の深い相手や同僚ではない限り、使うべき表現ではありません。

・It’s〜(It is~)

“It is〜”や“did not〜”などのなどの表現は“It’s”や“didn’t”のように省略せずに書きましょう。短縮せずにメールを書くことで、相手に丁寧な印象を与えることができます。

疑問文

・Would it be possible to have this in two hour?(疑問文)

・I need this in two hour.(直接表現)

どちらも「それは2時間で終わらせてほしいです」ということを伝えている英語表現です。

疑問文を使うと、自分の伝えたいことや要求が相手にうまく伝わらないことがあります。また、遠まわしに伝えることになるのでコミュニケーションにも時間がかかります。

できるだけ直接的な英語を使い簡潔なやり取りをしましょう。

 

英語のビジネスメールの基本的な書き方を紹介してきました。英語でのコミュニケーションになれていない人は、この記事で学んだ型を使って見て下さい。

最終更新日
2018.08.03

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