自分らしく働く
2018.07.12

英語の議事録の書き方解説 フォーマットと使えるフレーズも!

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BY poohish

議事録は、会議で決定した内容や重要な共有事項の抜け漏れをなくすために作成します。日本語英語の会議に関わらず、作成しておいて損はない重要な記録です。

英語で行われる会議に参加する可能性がある人は、英語の議事録の書き方を知っておくと安心です。今回は英語の記事録の基本的な書き方を説明します。

英語議事録のフォーマット

議事録は英語で“minutes of meeting”と言います。業務上のやりとりでは、“MOM”や“minutes”と略して呼ばれることもあります。英語の議事録はフォーマットに従い、内容を簡潔に分かりやすく書かなければなりません。

英語の議事録“minutes of meeting”に含まなければならない基本的な項目を表にまとめました。議事録を書くときには以下の各項目に沿って、書いていくといいでしょう。

英語 日本語
Title of the meeting 会議タイトル
Venue/Date and Time 開催場所・日時
Attendees/Members not present 参加者・欠席者
Meeting purpose 目的・ゴール
Action items アクションアイテム
Decisions 決定事項
Notes 議事メモ
Messages 連絡事項

英語議事録の書き方と使えるフレーズ

英語の議事録に含めなければならない項目は、前項でご紹介したとおりです。次は、その各項目で、どのように書けばいいか、どんなフレーズが使えるかをみていきましょう。

会議タイトル

まずは会議タイトルです。会議がどういう目的で行われたか、すぐに分かるタイトルをつけてください。また文字も大きく太くし、議事録の中で一番目立たせましょう。

日本語での会議でも「経営会議」や「マーケティング戦略会議」、「新商品企画会議」などの会議タイトルがついていますね。英語でのタイトルも日本語の会議タイトルのようにつけます。

例えば毎月行われる「経営会議」なら、”Management meeting for July 2018” のようなタイトルがいいでしょう。

開催場所・日時

タイトルの次は、開催場所と日時を書きます。こちらも簡潔に、その会議が行われた場所と日時を箇条書きで書きます。会議が国際ミーティングだった場合、会議の開催国の時間を明記する必要があります。

ここでは国際ミーティングだった場合の記載例をご紹介します。もしも国際ミーティングではない場合は、この記載例から(JST)という部分を削除してください。JSTは日本標準時を表します。

開催場所・日時の例

Venue: Meeting room A
(場所:ミーティングルームA)

Date: July 15, 2018
(日程:2018年7月15日)

Time: 13:00 to 15:00 (JST)
(時間:13:00から15:00(日本標準時))

参加者・欠席者

議事録には参加者と欠席者を記載する必要があります。参加者だけ記載するのは誤りなので注意が必要です。欠席者が議事録で明確になっていれば、その後の情報共有がスムーズになります。また、欠席者が意思決定に関わる場合もあります。

また会議に議長がいた場合は、誰が議長であったかも明記しましょう。

参加者・欠席者の名前は、敬称は省略し役職などを記載します。以下の記載例を参考にしてください

記載例

Chairperson: Taro Tanaka (Senior manager)
(議長:田中太郎本部長)

Attendees: Hanako Mori (Manager), Mr. Yuki Nomura (Accountant) …
(参加者:森花子課長、野村勇気会計士…)

Members not present: Takao Yamamoto (Sales manager)
(欠席者:山本高雄営業部長)

目的(ゴール)

次はその会議の目的を記載しましょう。会議前に決まっているはずなので、あらかじめ記載しておきましょう。

目的を記載するときには、動名詞や“To + 不定詞”などを使って簡潔に書いてください。記載例をみてみましょう。

記載例

Sharing July’s sales target of each department.
(7月の各部門の売上目標共有)

To share July’s sales target of each department.
(7月の各部門の売上目標を共有すること)

Discussing cost reduction measures.
(コスト削減施策についての議論)

To discuss cost reduction measures.
(コスト削減施策について議論すること)

アクションアイテム

アクションアイテムとは、実施項目のことです。会議中に決定したタスクを、5W1Hを「誰が」「いつまでに」「何を」「どのように」担当するかを明確にします。

できるだけ簡潔かつ明確に記載するべき項目です。“ASAP” (as soon as possible=できる限り早めに)などの略語を使ってもいい部分です。

記載例

Yuki Nomura: to train new employees on using the new software ASAP.
(野村勇気:できる限り早めく新入社員に新しいソフトウェアの使い方を教育する。)

All: to bring their own ideas together on cost reduction strategy by next meeting.
(全員:次回ミーティングまでにコスト削減戦略について自分の考えをまとめる。)

決定事項

会議中に決定したことは非常に重要です。議事録にしっかりと明記しておきましょう。例えば会議中に決定した人事異動やどういった業務を担当するのか、売上目標、年間・月間計画などが決定事項にあたります。

記載例

Yuka Miura will be transferred to Marketing department on July 15.
(三浦由香はマーケティング部に7月15日に異動)

The sales target of group B for this month is 2,000,000 yen.
(グループBの今月売上目標は200万円。)

議事メモ

議事メモには「アクションアイテム」や「決定事項」などには当てはまらないものの、議事録に書き留めておくべきことを記入します。会議中話したこと全てを記録するわけではなく、重要なポイントなどを要約して記載しましょう。

記載例

[Q&A]

Are the current cost reduction measures working well?(現在のコスト削減施策はうまくいっているか?)

−It didn’t meet the original target.(当初の目標は達成できていない。)

[Remaining tasks](残りのタスク)

Consider hiring new employees for the marketing team.
(マーケティングチームに新入社員を増やすかどうか検討する。)

連絡事項

連絡事項には次回の会議予定や、参加者に周知しておくことを記載します。

記載例

Next meeting: August 1st at meeting room B.
(次回会議:8月1日にミーティングルームBで)

The sales manager of Osaka branch is attending the next meeting.
(大阪支店の営業部長が次回の会議に参加します。)

英語の議事録係は知っておきたい、音声認識

議事録係は会議中、参加者の発言に注意を向け続けなければなりません。しかし英語で会議が行われる場合、発言者が何を言ったのか正確に聞き取れなかいこともあるでしょう。しかし、議事録係は会議を遮って聞き返すことはできません。大事なことを聞き逃さない工夫をしておくと安心です。

聞き逃しを防ぐためには音声認識ソフトがとても役立ちます。よく聞き取れなかった部分は音声認識ソフトを活用して、議事録を作成しましょう。

Speechnotes

ここで紹介するSpeechnotesは、Googleの音声認識機能を利用し、音声入力ができるWebアプリです。

Googleドキュメントでも高精度の音声認識機能が使えます。議事録作成のためにGoogleドキュメントを使っているという企業もあるでしょう。しかしGoogleドキュメントには、ノイズが入ったり、他のアプリを使ったりすると音声入力が止まってしまうデメリットもあります。

Speechnotesは他の操作をしても音声入力が止まらないというメリットがあります。音声入力が止まらないことを考えると、議事録作成に活用しやすいのはSpeechnotesでしょう。

英語の音声認識精度が非常に高いので、英語で行われる会議で議事録を作成する際には非常に役立つでしょう。英語の聞き取りに多少不安がある場合でも、Speechnotesがあれば安心です。

ただしSpeechnotesを使っても、同時に複数人が話すと音声を認識できません。そのためSpeechnotesは補助的な位置付けで使うか、あらかじめSpeechnotesを使っていることを参加者に知らせておくといいでしょう。

 

英語で議事録を作成することは難しく感じてしまうかもしれません。しかし議事録は、形式は決まっていて、参加者の全員が理解できるように比較的平易な英語で作成します。

毎回同じ形式で似たような単語を使うので、慣れてくれば、スムーズに議事録作成ができるようになるでしょう。

最終更新日
2018.08.03

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