自分らしく働く
2018.06.26

英語の電話は基本を守れば失敗なし! 頻出フレーズと電話応対テンプレート

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BY poohish

ビジネスで英語を使う時に、避けて通れない電話応対。苦手だという人も多いでしょう。しかし、しっかりフレーズを覚えておけば、英語が得意ではなくても電話応対はこなせます。ここでは基本のフレーズを覚えてスムーズな電話応対ができるように、さまざまなシチュエーション別に例文をご紹介します!

英語で電話応対をするための基本

英語で電話応対をするように言われたら、あなたは落ち着いて応対ができるでしょうか。今までに英語での電話対応の経験がなければ、焦ってしまうかもしれませんね。
しかし英語での電話応対は決して難しいことではありません。慣れてしまえば、状況に応じて言うことは決まっているからです。

まずは気持ちを落ち着けるために、英語で電話応対するための基本を押さえておきましょう。

はっきり、適度なスピードで話そう

英語に限らず電話応対の基本中の基本は、はっきりと適度なスピードで話すということです。電話だと、対面で話しているときとは違い、相手の表情や動きなどという情報がありません。声だけのコミュニケーションになるため、声だけで相手に言いたいことを伝えなければならないのです。

話す言語が英語だということを考えると、ますますはっきりと落ち着いて話す必要があるでしょう。なぜなら、ネイティブではない私たちには、少なからず変なアクセント・訛りがあるからです。そんな英語でぶつぶつと早口で話してしまうと、例え英語自体は合っていても相手にとってなかなか理解しづらいです。

わからなければすぐに聞き返そう

聞き返すと相手に悪いと思ったり、聞き返したら英語が話せないと思われたりするのが怖くて、わかったようなフリをしてしまう人もいるかもしれません。

しかし、日本語でも相手の言っていることが聞き取れなかった時には、聞き返しますよね。
つまり聞き返すこと自体は、何も不自然ではありません。むしろ、わかっていないのにわかったフリをしてやり過ごしてしまう方が、後々トラブルになってしまいます。

ですから少しでも不安を感じたら、すぐに聞き返す癖をつけるようにしてください。聞き返すときの英文は難しくありません。例えば以下のようなフレーズが使えます。

・Sorry?
・I beg your pardon?
・Sorry, I didn’t understand. Could you please repeat it again?
(すみません、わかりませんでした。もう一度繰り返していただけますか?)

まだ英語に慣れていないうちは、上の2つを使うといいでしょう。慣れてきたら、一番最後のフレーズのように丁寧にお願いしてください。

日本語の電話とは違う

英語での電話応対は日本語の電話応対とは全く異なる場合もあります。

例えば日本だと、「いつもお世話になっております」というフレーズは、電話応対でまず始めに使う基本フレーズですが、英語にはこんな言葉はありません。ではなんと言うかというと、単純に”Good morning” “Good afternoon”などの挨拶からはじまります。

「いつもお世話になっております」を英語にしたらどうなるのだろう? と悩んでいると、電話の向こうの相手を待たせてしまうでしょう。英語での電話応対の決まり文句は、日本語よりもずっと簡単です。ですから悩む必要はありません。

また、「弊社・御社」「課長・部長」というような、へりくだった表現や役職についても、英語では不要です。弊社や御社は、”We”(わたしたち)や”You”(あなた・あなたたち)で十分ですし、役職なしで”Mr. Tanaka”などと直接苗字を呼んでしまって構いません。どうでしょうか。意外と簡単ですよね。

電話を受けるときの定番フレーズ

電話応対のときの心構えや基本をおさえることができたら、次は電話を受けるときの定番フレーズをいくつか覚えてみましょう。

英語で電話を受ける時も、日本語で電話を受ける時と同じようにまずは名乗って用件をききます。

そして相手が話したい相手や相手の用件の担当者に電話を取りつぎます。担当者がいないときには伝言をきいて、電話を切って終わります。

それでは1つ1つ順番にみていきましょう。

電話をとったら名乗って用件を聞こう

まずは電話を取って用件をきくところからです。電話を取ったらまずこのように言います。

“〇〇 company, how can I help?”

(〇〇社です。ご用件をどうぞ。)

英語で電話を取る時、前置きなく社名を言います。朝なら”Good morning”とつけたあとに、上記の例文を言ってみてもいいでしょう。自分の個別電話ではなく、会社の代表番号にかかってきた場合には、個人名を名乗る必要はありません。
もしも自分の個別電話がある場合は、社名の部分を自分のフルネームに変えてください。

英語が苦手なら、得意な人に任せよう

電話を取ってみたものの、相手の言うことがどうしてもわからないということもあるでしょう。そんな時は無理に対応する必要はありません。英語がわかる人に電話を代わってもらいましょう。電話を保留にして他の人に代わる時には、以下のようなフレーズが使えます。

“One moment please, I’ll get someone who speaks English.”

(少し待ってください。誰か英語が話せる人にかわります。)

他にも色々な言い方がありますが、英語が得意ではない間はこのくらいのシンプルなものがおすすめです。

担当者に取り継ごう

なんとか自分で相手がどういった用件で電話してきたのか、誰と話したいのかを聞き取ることができた場合は、担当者に電話を取り継ぎます。この時も保留する必要がありますから、なぜ保留をするのか伝えてから、保留をするようにしましょう。ここでは例えばこんなフレーズが使えます。

“Please hold on, I’ll put you through to him/her.”

(お待ちください。彼・彼女にかわります。)

担当者の性別によって、himとherを使いわけてください。

担当者が不在のときは用件を聞こう

担当者が不在のときもあるでしょう。

その時日本語での電話応対では「何かお伝えしておきましょうか?」とたずねますよね。英語でも同じように、担当者がいないことを伝え伝言を預かります。英語がしっかり話せるようにならなければ難しいかもしれませんが、下記のようなフレーズを使います。

“I’m sorry, he’s not here right now. Can I take a message?”

(すみません、彼は今いません。伝言をお預かりしましょうか?)

“I’m sorry, he is on another line right now. Shall I have him call you back?”

(すみません、彼は今他の電話に出ています。折り返しお電話させましょうか?)

伝言を聞き取れなかった場合は、「わからなければすぐに聞き返そう」章のフレーズを参考にして聞き返しましょう。

電話を切る時の一言

最後に電話を切る時の一言もマスターしておきましょう。電話を切る前には他に用件がないか確認をしてから切るのもいいですね。このように確認してみましょう。

“Is there anything else I can help?”

(他になにかお助けできることは、ありますか?)

最後に電話を切るときの一言ですが、日本語では「失礼致します。」と言いますよね。英語にこれに当たる表現はありません。まずは、電話をかけてきてくれたことにお礼を言います。

“Thank you for calling.”

この後に続けて、”Bye.”と言って電話を切っても不自然ではありませんが、”Bye.”の前に下記のようなフレーズをつけるとよりナチュラルになります。

“Have a nice day.”

“Have a good day.”

“Have a wonderful day.”

こういう文章をつけると、とても英語らしいですね。

電話をかける時の定番フレーズ

次は自分が電話をかける時のフレーズをご紹介していきます。電話をかけるときには、まず名乗って用件を伝えます。担当者がいない場合には、かけ直すか伝言を伝えます。最後は電話を切って終わりですね。それでは順番にみていきましょう。

相手が出たらまず名乗ろう

電話をかけて相手が出たら、まずは名乗ります。相手がどのように電話に出るかは「電話を受けるときの定番フレーズ」を参考にしてください。

“Hello, this is Tanaka from XX company.”

(こんにちは、XX社の田中です。)

とてもシンプルに、これだけで十分です。

名乗ったら用件を伝えよう

名乗ったら、次は誰と話したいのかという用件を伝えます。

“I’d like to speak to Mr.Brown, please?”

(ブラウンさんとお話ししたいのですが。)

もしくは、担当者がわからない場合はこのように言えば、その件の担当者に代わってもらえるでしょう。

“I’m calling to ask about XXX. Is there anyone who is in charge of it?”

(XXXについてお尋ねしたいのですが。どなたこの件について責任者はいらっしゃいますか?)

このあたりは、とてもシンプルな英文で話した方がベターです。ネイティブもこのやり取りで長文を話すことはあまりありません。

 担当者がいなければ、かけ直すか伝言を頼もう

もしも担当者がいないと言われたら、かけ直すように言うか、伝言を頼みます。例えば下記のような例文が使えるでしょう。

担当者の戻りを聞く

“When is he coming back?”

(彼はいつお戻りですか?)

相手が外出中だという場合に使えます。

あとでかけ直すと伝える

“I’ll call him again later.

(あとでまたかけます。)

伝言をお願いする

“Can I leave a message?”

(伝言を残してもいいですか?)

“Could you take a message please?”

(伝言を受け取っていただけますか?)

こういったフレーズは他にもたくさん種類がありますが、とてもシンプルなところからまずはおさえておきましょう。

用件が済んだらお礼を言って電話を切ろう

用件が終わったら最後にお礼を言って電話を切ります。これは電話を受けた場合と変わりません。

“Thank you very much. Have a nice day. Bye.”

もしも相手の方が先にHave a nice dayと言ってきていたら、”you too”と返しましょう。

シチュエーション別 便利な英語電話応対フレーズ集

ビジネス上の電話応対では、電話を受けたりかけたりする他にも、さまざまなシチュエーションが発生します。その全てをご紹介するのは難しいのですが、ここではよくあるシチュエーションに絞って、英語表現を紹介していきます。

聞き返すときのフレーズ集

電話で話している中で、相手が言ったことが聞き取れなかったとき、シチュエーションによって聞き返すフレーズも変わってくるでしょう。単に”I beg your pardon?”では不自然なこともあります。そこで、シチュエーション別の聞き返し方も紹介します。

用件などを聞き直す

I couldn’t get what you said.

(今なんとおっしゃったか聞き取れませんでした。)

I’m sorry but who you would like to speak to?

(すみません、誰とお話しされたいのでしょうか。)

電話番号を聞き返す

Could you repeat your number please?

(電話番号をもう一度繰り返していただけますか?)

Can I check your number? It’s 123-456-789, is that correct?

(電話番号を確かめさせてください。123-456-789で合っていますか?)

名前(スペル)を聞き返す

Could I have your name again, please?

(もう一度お名前をお伺いできますか?)

Could you spell your name, please?

(あなたのお名前のスペルを教えてください。)

もう一度言ってください

Could you repeat that again, please?

(もう一度繰り返していただけますか?)

Could you speak more slowly, please?

(ゆっくり話していただけますか?)

雑音が大きくて聞き取れないとき

I’m sorry but I can’t hear you clearly because of the noise.

(すみません。雑音のせいでよく聞き取れません。)

間違い電話を受けたときのフレーズ

もしも相手が間違ってかけてきたことに気づいたら、こんなフレーズを使います。

“I’m sorry but I think you got the wrong number.”

(すみませんが、番号をお間違えのようです。)

“I’m sorry but there is no one called Tanaka here.”

(すみませんが、ここに田中というものはいません。)

“Could you check the number again, please?”

(もう一度電話番号をお確かめください。)

一番最初のフレーズは、間違い電話を受けた時の定型文です。これだけ使えていれば十分ですが、余裕があるなら他のフレーズも使ってみましょう。

アポイントメントを確認/変更する

ビジネスの基本として、アポイントメントの確認・変更は電話ではなくメールで行い文書として残す方が良いでしょう。しかしどうしても急いでいるときは、電話で確認・変更をします。

そんなときには下記の例文を使ってみましょう。

“I’d like to confirm our appointment…”

(私たちの予定を確認したいのですが)

“I’d like to change our appointment because…”

(・・・のために、予定を変更したいのですが)

“We’re meeting on Monday at 9:00 am in front of XX station, is that correct?”

(私たちは月曜の午前9時に、XX駅の前で会うということで間違いないでしょうか。)

予定の変更をするときには、理由までつけておけると失礼にならないでしょう。

留守番電話の残し方

電話をしたときに、もしも留守番電話に接続されたら簡単なメッセージを残しておきましょう。留守番電話に長々と用件を残すことはしません。下記のような流れでメッセージを残します。

“Hello, this is Tanaka from XX company. I’m calling you regarding XXXX. If you could call me back, that would be helpful. My number is XXXXXXX. Thank you. Bye.”
(こんにちは、XX社の田中です。XXXXXの件についてお電話しました。もし掛け直していただければ助かります。番号はXXXXXXです。ありがとうございます。では。)

状況に応じて文章を変えてください。ただし、留守電の長さは上記例文ぐらいが上限です。

 

電話をかけて来た相手が顧客であるなら、失礼のないように英語の電話応対をしなければいけません。本記事で紹介した電話応対のフレーズを覚えれば、海外からの電話も緊張せずに取れるのではないでしょうか。ビジネスの場で電話応対も難なくこなせる、カッコいいビジネスパーソンになりましょう!

最終更新日
2018.08.03

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